LAS REUNIONES


Definición de reuniones: según la DRAE (real academia española) entendemos por reunión la acción y efecto de reunirse un conjunto de personas en un determinado espacio, según Cristina Watt una reunión podría ser un grupo de personas que van a tener en común unos intereses compartidos.


La finalidad suele ser de tres tipos:
tomar decisiones,
formarse
informarse.

Características de una reunión

* Que hayan más de dos personas.
* Que haya que tratar un tema en común a dialogar y tomar una decisión.
* Cadena de acontecimientos (proceso) * convocatoria-reunion—conclusion—consecuencias.
* El proceso tiene una limitacion temporal.
* A de haber un espacio adecuado para la reunion.


Elementos que forman parte de una reunion.


Tres elementos de una reunion:

- Los sujetos que intervienen en una reunion
- Obejto de que va a tratar
- El tiempo

* Diferencias entre:

Los asistentes a la reunion y los que convocan la reunion

* El objeto:

Será el motivo por el cual convocamos una reunion. un requisito es que sea claro.

* convocatoria: vamos a incluir cual es el objetivo que queremos conseguir.

* tiempo de convocatoria de la reunion como de celebracion.
* caracteristicas especiales dentro de tiempo para el mundo laboral:


1- las reuniones de trabajo suelen realizarse fuera del horario laboral pero siempre en un horario que facilite la participacion de todos los trabajadores.
2- espacio, lugar fisico donde vamos a realizar la reunion.
se debe ener dos cosas en cuenta. lugar donde se tienen que transportar los trabajadores.
todo organizador debe tener en cuenta las caracteristicas fisicas del lugar, iluminacion, tamaño de la sala ni muy grande ni muy pequeña, ambiente, etc...

Objetivo y tematica de una reunion

Cuando ablamos de objetivo nos referimos a lo que el organizador quiere conseguir en una reunion, de esta manera en toda reunion hay una persona q dirige toda la reunion y el coordinador a de tener claro cual es la finalidad de la reunion y a de transmitir a los participantes cual es la tematica de la reunion,

la tematica de la reunion es el asunto concreto sobre el que va a tratar la reunion,
ejem: de tema, en la clase hay una reunion de alumnos y el objetivo seria el viaje a donde quieren ir, presupuesto etc...

Clasificar las reuniones o tipos de reuniones.

- Por el numero de participantes (muchos o pocos). el tamaño del lugar mas facil si es un grupo pequeño.
- Reuniones que se realizan una vez o de vez encuando.

Clasificación por el contenido de las reuniones.


Teniendo en cuenta por el tipo de reunión q podemos encontrar son tres:



- Solape: Reuniones que se suelen realizar diariamente al final de una jornada para comentar las actividades que se hayan realizado para evitar la descoordinación

(antes de finalizar la jornada el turno anterior comunica al turno siguiente por donde se an qedao.)


- Para crear un equipo de trabajo: suelen tener por finalidad que todos los integrantes establezcan objetivos comunes y por parte de los organizadores van a comprobar cual es el nivel de participacion y de implicacion de los integrantes del grupo.


- A nivel corporativo: son las fotocopias.


PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNION

1. PLANIFICACION.
2. PREPARACION.
3. EJECUCUON O DESAROYO.
4. RESUMEN DE LA REUNION.
5. EVALUACION FINAL.


-Planificación: tener un objetivo común. (destacar el objetivo, si hay mas de uno jerarquizarlo para sabes cual tiene mayor importacia). hemos de considerar la conveniencia de celebrar la reunion. viendo las ventajas y los inconvenientes. una vez planificado vamos a tomar la decision de llevarla a cabo.

-Preparación: concretar o bien el programa de trabajo o el orden del día

* Programa de trabajo : se suele utilizar en charlas o reuniones dentro de congresos o seminarios. Tanto en unos como en otros se incluirá una convocatoria destinada a ruegos y preguntas
* Hay que concretar el lugar de la reunion : adecuado al número de personas que se esperen
* Los organizadores deben de recopilar toda la información a tratar y deberán enviarla a todos los asistentes
* Escoges a los ponentes
* duración de la reunión : los organizadores concretearán la duración de la reunioón para que no interfiera en la atención de los participantes ( asimilar el máximo posible de la información dada )
* Enviar la información de la convocatoria


- Ejecucion o Desarrollo

se requiere una exposición del os contenidos de forma clara y logica

* coordinador:
o desarroyo de tareas dentro del proceso
o persona que acojera a los participantes (bienvenida)
o será la persona que se encargará de que realizar una presentación o introducir el tema del que se va a tratar
o en caso de que no haya nadie previsto realizará acciones de moderador
o presentar a los representantes
o exponer las normas
o volver a exponer los temas antes de la evaluacion de estos y después de haber concluido
o exijir conclusiones




RESUMEN Y REGISTRO

es improtante que se deje una constancia por escrito de lo que ha ocurrido durante la reunión, además de los acuerdos adoptados así se podrá valorar. Deben constar los siguientes datos:

* asistentes a la reunión
* temas tratados punto por punto
* si ha habido ruegos o pregunta se debe dejar constancia
* acuerdos que hayan sido adoptados
* establecer por porcentage se han adoptado
* el encargado para cumplir los acuerdos




evolucion de las reuniones

nos sirve para ver como ha funcionado la reuninón y su efectividad

pautas de organicación de una reunión

recursos economicos :
- previsio nde los gastos, incluyendo alquileres, cantidad al ponente, materiales, calculo de gasto de material que podemos necesitar
- previsión de donde sacamos el dinero
- quotas de los visitantes

recursos humanos:
- coordinador :forma parte de la organizacion y supervisara todos los grupos que se dedican a la planificación de las actividades
- moderador: encargado de abrir dicha reunion, presentara a los ponentes, enunciar los temas a tratar, turnos de habla, encargado de las conclusiones
- secretario : el que se encarga de llevar un acta de las personas que han acudido a la reunión i las conclusiones; se encata también de enviar a los asistentes que lo soliciten dichas actas

recursos tecnicos :
un moderador debe de estar al corriente de dicho material y su estado.
lugar donde se va a dar la reunión y dicho lugar dependerá de los asistentes que tenga dicha reunión

Empresa reunion

Empresa Chanbat

Calle Falsa, 123; VALENCIA
Valencia, 2 de Abril de 2009



Se convoca a todos los trabajadores de la Empresa Chanbat a la reunión que tendrá lugar el próximo día 15 de Abril, a las 17.30 horas, en el salón de actos, en la planta baja de la empresa, con el siguiente



Orden del día

1.Información por parte del directivo empresarial de la nueva adquisición de maquinaria industrial.

2.Información acerca del nuevo turno nocturno de trabajo.

3. Ruegos y preguntas.





Fdo. : Javier Crespo
Jefe de R.R.H.H.

1. 4. TIPOS DE COMUNICACION

-C.Vertical : la c.v. puede ser de dos tipos :

a) ascendente : es la que parte de un ambito inferior ( trabajadores ) y se dirige a un ambito superior ( jefe ). Las empresas son cada vez mas conscientes de la importanci, este tipo de...debido a que es muy util para detectar problemas internos y crear un buen ambiente lavoral, pero a pesar de todo esto es la forma menos usual de las que existen en el mundo de la empresa

b) descendente : la c.d. es la que se dirige desde un ambito superior hacia las subordinados, y es la que predomina en la mayor parte de las empresas. Entre otras finalidades se suele utilizar para motivar informal o formal

c) horizontal: la c.h. es la transmision de informacion entre personas que pertenecen a un mismo nivel gerarquico o en segundo lugar a personas que no tienen entre si una dependencia gerarquica. Dicha comunicacion es la mas directa i sinccera i se suele producir expontaneamente

- C.Formal : la que se establece en una empresa de forma extructurada teniendo en cuenta la gerarquia establecida por la direccion. por su parte la c.f. es la que surge expontaneamente sin tener encuenta el procedimiento preciso por la organizacion:

- nos ofrece informacion no transmitida por el canal oficial
- se transmite con rapidez
- produce satisfaccion y motivacion
- da personalidad a la cultura de dicha empresa

RET:

1. LA COMUNICACION
1.1. Elementos :


-Emisor: persona que emite el mensaje ( verbal o no verbal ) y por tanto, quien inicia el proceso de comunicacion
- Mensaje : es el objeto de la transmision, la informacion del emisor transformada mediante un codigo
- Receptor : persona que recibe el mensaje y lo decodifica, en cuyo caso puede dase la situacion de que se produzca una diferente interpretacion del mensaje
- Canal: es el medio atraves del cual un emisor transmite un mensaje ( aire, ordenador, carta ). En el mundo lavoral debemos escojer el canal según su función de la información a transmitir, de el número de destinatarios o de su urgencia, pero en todo caso deberá ser eficaz.
- Código : es un sistema dce codigos y signos compartidos por el emisor y el receptor, debido a que el si el destinatario lo desconoce no se producirá con éxito el proceso de comunicación.

- Contexto : es la situación real que se da en la comunicación y que incide directamente en la misma. Entre los elementos que la caracterizan tenemos antecedentes, condiciones físicas, etc.

- Feedback : el emisor puede captar si el mensaje a sido recibido y entendido correctamente a través del feedbak, que puede consistir en una información visual o verbal y nos indicará el grado de aceptación del mismo

1.2. PROCESO COMUNICATIVO:

> Elaboración del mensaje
> codificación
> canal
> decodificación
> recepción de la idea
> receptor
> ruido

1.3. DIFICULTADES Y OBSTACULOS EN LA COMUNICACION

- Obstaculos físicos : son interferencias que hay en el ambiente y que pueden bloquear o dificultar la comunicación, ( corte de luz, ruido... )

- Obstaculos psicológicos : destacamos las siguientes o.f.

>e nel mundo laboral nos podemos encontrar con distintas formas de percibir las cosas y por tanto los distintas interpretaciones

> Las emociones que experimentamos en nuestra vida nos afectan en nuestra vida labotal

> La personalidad de los distintos participantes en la comunicación también influye en su forma de comunicarse

> La posición gerarquica dentro de una empresa condiciona la forma en que se expresarán las partes no siendo la misma si la comunicación parte de un directivo o de un subordinado